Il diritto di accesso generalizzato: circolare 1/2019 indirizzata alle pubbliche amministrazioni

di Cecilia Vedana

Il 2 luglio è stata pubblicata sul sito della Funzione Pubblica la Circolare n°1 del 2019, dedicata all’attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato FOIA e indirizzata alla Amministrazioni pubbliche, che da due anni sono alle prese con un istituto estremamente innovativo che è il cd. Freedom of Information Act – FOIA Italiano. Il Decreto Trasparenza 97/2016 attribuisce, infatti, a “chiunque” il “diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni” e implica un cambio di passo nella gestione della relazione tra PA e cittadino. E’ un’opportunità per pensare a nuove soluzioni organizzative e procedurali, nonché per misurare la perfomance dei servizi della PA.

A due anni di distanza dall’introduzione del FOIA, dopo un confronto con le amministrazioni e le associazioni della società civile, realizzato con il supporto del gruppo Centro di Competenza FOIA del Dipartimento della Funzione Pubblica, il Ministro Giulia Bongiorno ha voluto fornire alle amministrazioni ulteriori chiarimenti. L’obiettivo è di promuovere una sempre più efficace applicazione della disciplina FOIA e di “favorire l’utilizzo di soluzioni tecnologiche per la presentazione e gestione delle istanze di accesso, con l’obiettivo di semplificare le modalità di accesso dei cittadini e il lavoro di gestione delle richieste da parte delle amministrazioni”, come si legge nella Circolare.

Nella sezione “Criteri applicativi di carattere generale” vengono sottolineate due questioni: la prima, richiamata nell’art. 10 comma 3 del Decreto Trasparenza, secondo cui “la promozione di maggiori livelli di trasparenza costituisce un obiettivo strategico di ogni amministrazione che deve tradursi nella definizione di obiettivi organizzativi e individuali”, sottolineando così come l’attuazione del “Decreto Trasparenza” dovrebbe essere inserito tra gli indicatori di risultato nella valutazione della performance dei dirigenti e responsabili. La seconda questione è relativa alle “soluzioni tecnologiche”, le cui indicazioni per la gestione delle istanze sono demandate ai Responsabili della Transizione Digitale. A questo proposito nel paragrafo 8 si fa riferimento a due tipologie di strumenti: quelli a supporto dei cittadini nella proposizione delle richieste di accesso, in tal caso si parla di “procedure guidate” e di “moduli on line” (questi ultimi caratterizzati dalla precisa indicazione di inserimento dell’ “ambito” oltre alle altre voci già previste nell’allegato 1 della Circolare n°2/2017), e quelli a supporto delle PA nella gestione dell’accesso, relativi quindi all’acquisizione e allo “smaltimento” delle richieste. Ci si riferisce ai protocolli informatici di ultima generazione che prevedono la conseguente generazione del registro degli accessi, dove ogni pubblica amministrazione indicherà gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito, con un occhio sempre attento alla privacy e alla gestione dei dati sensibili. La Circolare riconosce espressamente il ruolo del Responsabile per la Transizione Digitale tenuto a “promuovere e abilitare l’utilizzo e i sistemi di protocollo informatico e gestionale documentale per la gestione dell’accesso civico generalizzato”. Gli strumenti tecnologici a supporto dei cittadini e della pubblica amministrazione, di cui si parla, sono atti a facilitare, ai cittadini e alla PA, le procedure previste per l’accesso civico generalizzato. Non si fa riferimento, invece, alla comunicazione bidirezionale tra PA e cittadino e neppure all’utilizzo dei social, richiamati nella Circolare n°2/2017. Insomma, la digitalizzazione sembra intesa più come elemento operativo, capace di semplificare il lavoro della Pubblica Amministrazione, nello ‘smaltire’ le richieste e di snellire le procedure per l’accesso civico generalizzato. Quando si parla di infatti di “abbattere le barriere psicologiche e burocratiche che ne ostacolano un pieno utilizzo” non si menziona la comunicazione e neppure lo strumento dei social sui quali le amministrazioni pubbliche sono sempre più presenti, anche considerato che 8 cittadini su 10 vogliono essere informati anche attraverso le piattaforme social della Pubblica Amministrazione (Studio dell’Istituto Piepoli)

La Circolare dà spazio a varie questioni cruciali, e prima forse non del tutto chiarite, come quella legata al regime dei costi ricordando la gratuità del FOIA (escluso in alcuni casi), o quella relativa ai Regolamenti interni alle PA per l’attuazione del FOIA, rispetto ai quali viene sottolineato come abbiano valore solo per quanto concerne gli aspetti organizzativi e procedurali. Viene affrontato anche il tema del riesame e di come il controinteressato, qualora in prima istanza non fosse stato coinvolto, abbia il diritto al riesame per esercitare il proprio diritto di difesa.  La Circolare indica utili soluzioni operative atte a semplificare l’operato della PA, tra cui la possibilità per l’amministrazione di consentire l’accesso parziale “oscurando i dati personali o le parti dei documenti richiesti che possono comportare un pregiudizio concreto agli interessi privati…”, qualora il controinteressato sia rappresentato da un elevato numero di soggetti, tanto da rendere ostico l’invio a tutti di una raccomandata con ricevuta di ritorno o via pec.

Infine, ritornando al protocollo informatico e al registro degli accessi, il Dipartimento ha pubblicato, contestualmente alla Circolare, le “Indicazioni operative per l’implementazione del registro degli accessi”, nelle quali sono indicati lo schema dei metadati per il fascicolo informatico (richiamando i campi dell’allegato 3 della circolare 2/2017) e gli schemi di metadati per la pubblicazione del registro degli accessi.